Предприниматель на начальных этапах ведения бизнеса может вести бухгалтерию самостоятельно, операций мало, исправить ошибки просто, но с ростом бизнеса это начинает съедать слишком много времени.
Для корректного ведения бухгалтерии нужно быть в курсе новых законов, так как законодательство постоянно меняется. У предпринимателя нет времени, чтобы следить за нововведениями, в таком случае можно перейти на удаленку.
Услугами бухгалтерского аутсорсинга в США пользуются 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.
Для чего переходят на аутсорсинг бухгалтерских услуг:
• Снизить риски и предотвратить закрытие компании
• Уменьшить число сотрудников в штате
• Снизить уровень расходов
Вы можете нанять бухгалтера либо подписать договор с компанией. Работать с частным сотрудником рискованно. Он может не выполнить вашу работу, не уследить за сроками. Полагаться на человека работающего удаленно стоит только если вы ему действительно доверяете, так как на кону ваша компания. Если все таки решитесь на работу с фрилансером, ищите ответственного и организованного. В идеале - перевести своего сотрудника на удаленку.
Нанимать фрилансера опасно, а вот работать с аутсорсинг компанией очень хороший вариант.
Аутсорсинг имеет свои плюсы и минусы, но при правильных действиях можно в разы повысить эффективность
Плюсы ведения бухгалтерии удаленно:
Не нужно выделять дополнительные рабочие места, оснащать работника компьютером, канцелярскими пренадлежностями, покупать бухгалтерские программы и пр. Иногда оплачивать место в офисе дороже, чем платить за услуги фирмы.
Можете забыть о больничных и отпусках, теперь этим занимается аутсорсер, вы получаете лишь результат.
Стоимость таких услуг в 3 и более раз дешевле одной зарплаты квалифицированного сотрудника.
В компаниях аутсорсерах работают опытные специалисты. Так как специализируется на решении вопросов бухгалтерии, решение большинства проблем у них происходит гораздо быстрее. Коротко говоря, вы получаете относительно дешевое обслуживание от команды высококвалифицированных специалистов в кратчайшие сроки.
Еще один плюс - обычно аутсорсер полностью несет ответственность за все ошибки: несоблюдение законов, повреждение документов, несоблюдение сроков. Компания-аутсорсер оплатит штрафы, поэтому в ее интересах защитить ваши права. Эти нюансы прописываются в договоре, так что внимательно читайте договор.
Также при партнерстве подписывается соглашение о неразглашении вашей частной информации.
Минусы ведения бухгалтерии удаленно:
Так как большинство работы происходит дистанционно, может возникнуть недопонимание. Чтобы не столкнуться с подобными ситуациями подробно описывайте, что хотите получить в результате.
Контакт нарушен, когда человек сидит в офисе вы полностью его контролируете, видите его эмоциональное, физическое и ментальное состояние.
Шаги для перехода на удаленку
• Определите цель, посчитайте плюсы и минусы, учтите все услуги в которых вы нуждаетесь. Нельзя пренебрегать этим этапом, возможно вам вообще не нужны услуги со стороны.
• Выберите фирму. Найдите в интернете компании, которые предоставляют услуги бухучета. Изучите сайт каждой фирмы, почитайте отзывы, посмотрите, сколько лет компания на рынке. Когда у вас останется 5 претендентов, начинайте обзванивать их. Пройдитесь по интересующим вас услугам, узнайте стоимость и все детали. Сделайте выбор.
• Обговорите условия: список услуг, форма их предоставления, срок заключения договора и пр. Прочтите договор и подпишите его.
• Контролируйте исполнителей. Изучите календарь отчетности и уплаты налогов, опираясь на него просите бухгалтерию скинуть протоколы о сдаче отчетности.
• Храните первичные документы у себя в офисе
• Раз в год инициируйте аудит бухгалтерской сдачи
Причины проблем могут быть две: вы неправильно построили планы, исполнитель некачественно выполняет свои функции.
Виды ведения бухгалтерии удаленно:
• Полный аутсорсинг Вы отдаете всю бухгалтерскую отчетность компании-аутсорсеру, в вашем штате не нужно иметь ни одного бухгалтера, все задачи переданы.
• Выборочный аутсорсинг Вы передаете отдельные задачи: работа с первичной документацией, создание регистров бухучета, оформление и сдаяа отчетсности в ФНС, статистическая отчетность. Обычно выборочный аутсорсинг используют чтобы разгрузить своих сотрудников либо чтобы сократить число сотрудников в штате.
• Бухгалтерское консультирование Обычно консультацию берут предприниматели, чтобы контролировать работу своих сотрудников. Очень часто приходят с вопросами о сделках с иностранными компаниями. С такой информацией редко знакомы штатные бухгалтера.
• Ведение учета от лица главного бухгалтера В таком случае вы передаете право подписи в документах, то есть вы можете забыть о бухгалтерии навсегда. Единственный минус - вы не имеете никакого контроля над деятельностью аутсорсера.
Выбор зависит от специфики вашей деятельности, финансовых возможностей и степени готовности. Вести бухгалтерию в удаленном режиме очень удобно и выгодно, но нужно серьезно подходить к выбору компании, с которой вы собираетесь сотрудничать.