Чек-лист: что сделать за 30 дней до перехода на НДС

Неделя первая: считаем деньги

Проверить дату превышения

Поднимите поступления с начала года и посчитайте, в каком месяце вы перешагнёте 20 млн рублей. Дата определяет всё остальное: с какого квартала появляется обязанность и сколько времени на подготовку осталось на самом деле.

Не забудьте про поступления по патенту, если совмещаете режимы: доходы по обоим складываются.

Выбрать ставку и посчитать её в рублях

Посчитайте налог за последние четыре квартала по обеим ставкам. На льготной вычета входного налога нет, значит, вы платите процент со всей выручки. На общей вычитаете налог по закупкам и платите разницу.

Ориентир: закупки у поставщиков с НДС занимают больше трёх четвертей выручки, скорее всего выгоднее 22 процента.

Посчитать новую цену

Есть два варианта, и оба надо просчитать в деньгах.

Поднять цену на сумму налога. Выручка сохраняется, но часть клиентов может уйти.

Оставить цену прежней. Клиенты остаются, налог уходит из вашей маржи.

Чаще всего решение получается смешанным: для покупателей с НДС цена растёт (им это компенсирует вычет), для розницы остаётся прежней или растёт частично. Считать нужно по сегментам, а не одной цифрой на весь прайс.

Неделя вторая: договоры и клиенты

Пересмотреть формулировки цены

Найдите все действующие договоры и посмотрите, как в них написана цена. Формулировки вроде «стоимость услуг 150 000 рублей, НДС не облагается» после появления обязанности превращаются в спор: налог сверху или внутри этой суммы. Спор этот вы, скорее всего, проиграете, а налог заплатите из своей маржи.

Что подготовить.

• дополнительные соглашения по действующим договорам
• новый шаблон договора с корректной формулировкой цены
• решение по длинным контрактам с фиксированной ценой, где поднять стоимость нельзя

Предупредить покупателей

Разговор неприятный, но откладывать его хуже. Клиенту, который работает с НДС, ваш переход скорее выгоден: он получит вычет. Клиенту на упрощёнке и рознице цена просто вырастет.

Разделите базу на две части и говорите с каждой по-своему. Для первых это нейтральная новость, для вторых нужен либо аргумент, либо компромисс по цене.

Проверить поставщиков

Составьте список: кто из ваших поставщиков работает с НДС, а кто нет. От этого зависит размер вычета, ради которого вы, возможно, и выбираете общую ставку.

Отдельно проверьте, как поставщики выставляют документы. Счёт-фактура, полученная через два месяца после отгрузки, это потерянный вычет и лишняя работа бухгалтеру.

Неделя третья: учёт и документы

Настроить программу

Учётная программа должна уметь то, чего раньше от неё не требовалось: выставлять счета-фактуры, вести книгу покупок и книгу продаж, формировать декларацию по НДС. Обычно это вопрос обновления и настроек, но заниматься им лучше не в день первой отгрузки.

Разобраться с формами документов

Появляется счёт-фактура, и выставлять её нужно в короткий срок после отгрузки. Меняется вид первичных документов: в накладных и актах появляется строка с налогом.

Проверьте заодно, кто у вас подписывает документы. Право подписи счетов-фактур оформляется доверенностью или приказом, и лучше сделать это заранее.

Проверить кассу

Если вы работаете с наличными или принимаете оплату картами, чек должен отражать ставку налога. Настройки кассового аппарата меняются, и делать это нужно до первой продажи с НДС.

Разобрать переходящие сделки

Самое узкое место. Отдельно выпишите.

• авансы, полученные до перехода, по которым отгрузка будет уже после
• отгрузки, сделанные до перехода, оплата по которым придёт после
• длящиеся работы и услуги, которые начались раньше, а закончатся позже

По каждой такой сделке нужно понимать, какая ставка применяется и что попадает в декларацию. Это тот случай, когда лучше потратить час с бухгалтером заранее, чем объясняться с инспекцией потом.

Неделя четвёртая: люди и порядок

Объяснить сотрудникам

Менеджеры выставляют счета, кладовщик оформляет отгрузку, снабженец договаривается с поставщиками. Каждому нужно знать, что изменилось в его части: как теперь выглядит счёт, какие документы нужно требовать от поставщика, что нельзя отгружать без оформленных бумаг.

Договориться о сборе документов

Вычет живёт в бумагах. Заведите правило: закупка без счёта-фактуры не закрывается. Назначьте ответственного, который собирает документы, а не ждёт, пока их пришлют.

Заложить время бухгалтера

Объём работы после появления НДС вырастает заметно: квартальная декларация, книги, сверка контрагентов, проверка документов. Если бухгалтер приходил раз в квартал на пару дней, этого больше не хватит. Решите вопрос до начала квартала, а не в неделю сдачи отчётности.

Пересчитать нагрузку на закупки

Отдельно посмотрите на своих поставщиков глазами новой ставки.

Если вы выбрали 22 процента, поставщик с НДС при прочих равных выгоднее поставщика без НДС: его налог вы вычтете. Разница в цене в несколько процентов может полностью компенсироваться вычетом, и это меняет привычную логику закупок.

Если вы выбрали льготную ставку, всё наоборот: вычета нет, поэтому поставщик без НДС при равной цене для вас предпочтительнее.

Пересмотрите список закупок по основным позициям и посчитайте, что теперь выгоднее. Заодно проверьте, у кого из поставщиков вообще нормально с документами: на общей ставке это перестаёт быть вопросом аккуратности и становится вопросом денег.

Свериться с налоговой

Перед стартом полезно проверить состояние расчётов с бюджетом: нет ли отрицательного сальдо на едином налоговом счёте, все ли отчёты сданы. Начинать новый режим с уже имеющейся задолженностью плохая идея, к тому же за несданную отчётность инспекция вправе заблокировать счёт.

Если до перехода осталась неделя

Бывает и так: порог пройден, времени на спокойную подготовку нет. Тогда порядок другой, по степени срочности.

• День первый. Разобрать переходящие авансы и незакрытые отгрузки. Это то, что создаст проблемы в декларации, если оставить на потом.
• День второй. Определиться со ставкой. Даже грубый расчёт по доле закупок лучше, чем выбор наугад, потому что решение действует годами.
• День третий. Подготовить формулировку цены для новых договоров и счетов. Старые договоры подождут, новые нельзя выставлять со старой формулировкой.
• День четвёртый. Настроить программу и формы документов. Без этого вы физически не сможете оформить первую отгрузку.
• День пятый. Написать клиентам. Коротко, по делу, с датой изменения.

Остальное подтягивается в первый месяц работы. Главное не начать выставлять документы по-старому: исправлять это потом дороже, чем сделать паузу на день.

Что проверить в конце первого квартала с НДС

Через три месяца сядьте и проверьте несколько вещей. Раньше это делать бессмысленно, позже исправлять дороже.

Все ли счета-фактуры от поставщиков собраны. Пропущенные документы это прямая потеря вычета.

Совпадает ли книга продаж с вашей выручкой по банку и кассе с поправкой на отсрочки.

Как отработали переходящие сделки. Именно здесь появляются расхождения, о которых потом спрашивает инспекция.

Не появилось ли отрицательное сальдо на едином налоговом счёте. Первый квартал с новым налогом это типичный момент, когда платёж уходит не туда.

Сколько времени фактически заняла работа с НДС у бухгалтера. Это ответ на вопрос, хватает ли вам текущего формата бухгалтерии.

Частые ошибки первого квартала с НДС

Первый счёт с налогом выставляют без предупреждения клиента. Дальше начинаются переговоры вместо оплаты.

• Забывают про авансы. Деньги пришли до перехода, отгрузка после, ставка не та, декларация не сходится.
• Не собирают счета-фактуры от поставщиков. Вычет теряется, налог платится со всей выручки, хотя выбрана общая ставка.
• Цену поднимают всем одинаково. Розница уходит, потому что для неё это просто рост цены.
• Оставляют старые формулировки в договорах. Налог в итоге платится из своей маржи.
• Тянут до квартала с настройкой программы. Отгрузки идут, документы оформить нечем.

Кто и что делает: распределение задач

Подготовка проваливается там, где все считают, что этим занимается кто-то другой. Разложим по ролям.

• Владелец или директор. Решение по ставке, решение по ценам, разговор с ключевыми клиентами, подписание дополнительных соглашений. Это нельзя делегировать: здесь принимаются решения о деньгах компании.
• Бухгалтер. Расчёт налога по обеим ставкам, настройка учёта, разбор переходящих сделок, подготовка форм документов, отражение перехода в отчётности.
• Менеджеры по продажам. Работа с базой клиентов: кого предупредить, в каком порядке, что отвечать на вопрос про рост цены. Им нужен готовый текст, а не общая установка.
• Снабжение. Сбор счетов-фактур от поставщиков и пересмотр списка закупок с учётом того, что вычет теперь имеет значение.
• Юрист или тот, кто ведёт договоры. Новый шаблон и дополнительные соглашения по действующим контрактам.

Соберите всех на полчаса в начале месяца и распределите пункты чек-листа с датами. Одна такая встреча экономит квартал разбирательств.

Когда стоит подключить бухгалтера

Если у вас есть незакрытые авансы и длящиеся договоры на момент перехода. Это самый частый источник расхождений.

Если вы не уверены в выборе ставки. Ошибка здесь стоит трёх лет, а посчитать по вашим оборотам можно за один раз.

Если бухгалтерия ведётся своими силами и с НДС раньше дела не имела. Первый квартал определяет, как учёт будет выглядеть весь следующий год.

Подготовка включает: считаем дату превышения и обе ставки, готовим формулировки для договоров, настраиваем учёт и разбираем переходящие сделки. Дальше вы работаете спокойно, а не разбираете последствия в апреле.

Итоги

1. Первая неделя уходит на расчёты: дата превышения, выбор ставки, новая цена по сегментам клиентов.
2. Вторая на договоры и разговоры с покупателями, пока не выставлен первый счёт с налогом.
3. Третья на учёт: программа, формы документов, касса, переходящие авансы.
4. Четвёртая на людей и порядок в документах, без которого вычет не работает.
5. Начинать квартал с НДС лучше с чистым сальдо по налогам и сданной отчётностью.