Какие отчёты маркетплейсов хранить для проверки

Почему банковской выписки недостаточно

Главная особенность работы через маркетплейс: деньги на счёт приходят уже за вычетом удержаний площадки.

Выписка покажет, что вам поступило 2,1 млн рублей. А продали вы на 3 млн, и налог считается именно с трёх. Разницу в 900 тысяч нужно чем-то объяснить, и объясняет её только отчёт площадки.

Отсюда простое правило: отчёты выгружаются и сохраняются сразу, а не когда понадобятся. Доступ к историческим данным в кабинете ограничен, и восстановить их задним числом не всегда возможно.

Что выгружать обязательно

• Отчёты о продажах за каждый период. Основной документ. Из него берётся выручка для налога.
• Детализацию удержаний. Комиссия, логистика прямая и обратная, хранение, приёмка, реклама, штрафы. Именно эта детализация подтверждает расходы на объекте «доходы минус расходы».
• Данные по возвратам. Отдельно, потому что они уменьшают выручку.
• Компенсации и корректировки. Это доход и изменения прошлых периодов, их надо видеть отдельной строкой.
• Отчёты по рекламным кампаниям. Если продвижение оплачивается отдельно от общего взаиморасчёта, оно не попадёт в основной отчёт.
• Акты и договоры с площадкой. Включая приложения и изменения тарифов: они объясняют, почему размер комиссии в разные периоды отличался.

Что нужно хранить помимо отчётов площадки

Отчёт подтверждает только вашу сторону расчётов с маркетплейсом. Всё остальное подтверждается обычными документами.

Документы на закупку товара. Договоры, накладные, счета-фактуры от поставщиков, платёжные поручения. Без них расходы на товар не подтверждены, а это самая крупная статья.

Документы на доставку до склада площадки. Транспортные накладные, договоры с перевозчиками.

Расходы на упаковку и маркировку.

Документы по сертификации и разрешительной документации, если товар этого требует.

Банковские выписки по всем счетам.

Отдельно стоит сказать про закупку у поставщиков, которые работают неформально. Товар без документов это не только риск по расходам, но и вопросы к происхождению товара. Для селлера, который растёт, это одна из первых проблем, с которой он сталкивается при проверке.

Как организовать архив

Схема, которая работает и не требует специальных программ.

Папка на год, внутри папки по месяцам. В каждой месячной папке отчёты площадки, документы по закупкам, выписки.

• Единый принцип названия файлов. Например: год, месяц, площадка, тип документа. Через два года вы не вспомните, что означает файл с названием из случайных цифр.
• Хранение в двух местах. Локально и в облаке. Ноутбук ломается в самый неподходящий момент.
• Регулярность вместо разовых подвигов. Выгрузка раз в неделю занимает десять минут, восстановление за год занимает недели.
• Один ответственный. Если этим занимается то один человек, то другой, пропуски неизбежны.

Отдельно заведите файл со сводной таблицей по периодам: выручка, удержания по видам, поступления, расхождения. Он пригодится и для управленческих решений, и как навигатор по архиву.

Регламент выгрузки: кто, что и когда

• Архив не собирается сам. Работает простой регламент, который занимает пятнадцать минут в неделю.
• Еженедельно. Выгрузка закрытых отчётов площадки за прошедший период. Сохранение в папку текущего месяца. Проверка, что файл открывается и содержит данные, а не пустую заготовку.
• Ежемесячно. Сверка расчётного поступления с фактическим по банку. Внесение строки в сводную таблицу: выручка, удержания по видам, поступления, расхождение.
• Ежеквартально. Проверка комплектности: все ли периоды на месте, нет ли пропусков. Копирование папки квартала в облако. Сверка с данными, которые использовал бухгалтер для отчётности.
• Ежегодно. Архивация года целиком, проверка документов на закупку по крупным поставщикам, контроль сроков хранения.
• Назначьте ответственного поимённо. Формулировка «этим занимается бухгалтерия» на практике означает, что этим не занимается никто: бухгалтер работает с тем, что ему передали, а выгрузка из кабинета площадки это ваша сторона.

Что делать, если архива нет

Ситуация, в которой находится большинство селлеров второго или третьего года работы.

Начните с текущего периода. Настройте регулярную выгрузку сейчас, чтобы новые данные не терялись, пока вы разбираете старые.

Выгрузите всё, что ещё доступно. Глубина доступа в кабинете ограничена, поэтому чем раньше вы это сделаете, тем больше успеете забрать.

Соберите то, что есть на других носителях. Файлы, которые присылал бухгалтер, письма от площадки, данные учётной программы, банковские выписки.

Восстановите картину по банку для периодов, где отчётов нет. Это хуже, чем отчёт, но лучше, чем ничего. Понадобится расчёт, объясняющий разницу между поступлениями и реализацией.

Зафиксируйте пробелы письменно. Если по какому-то периоду документов нет, лучше знать об этом заранее и подготовить объяснение, чем обнаружить это при запросе из инспекции.

Восстановление занимает недели, поэтому браться за него имеет смысл в спокойный период, а не когда пришло требование с коротким сроком ответа.

Сколько хранить

Общий ориентир для бухгалтерских и налоговых документов это не менее пяти лет. Конкретные сроки для разных видов документов различаются, поэтому проще держать всё единообразно и не пытаться выборочно чистить архив.

Практический совет: не удаляйте ничего, пока не прошёл срок возможной проверки за этот период. Место на диске стоит несравнимо дешевле, чем объяснения без документов.

Что смотрят при проверке

Понимание логики помогает готовиться заранее.

• Соответствие дохода отчётам. Инспекция видит поступления по счёту и сопоставляет их с задекларированным доходом. Расхождение это первый вопрос, и отвечает на него отчёт площадки.
• Обоснованность расходов. На объекте «доходы минус расходы» каждый расход должен быть подтверждён документом. Удержания площадки подтверждаются отчётом, закупка товара документами поставщиков.
• Реальность закупок. Товар должен быть где-то куплен. Отсутствие документов на закупку при заметных оборотах вызывает вопросы не только по расходам.
• Полнота учёта продаж. Продажи через несколько кабинетов или несколько площадок должны быть учтены все.

Как отвечать на запрос из инспекции

Если запрос пришёл, дальше всё решает скорость и полнота ответа.

• Прочитайте требование внимательно. В нём указано, какие документы и за какой период нужны, и в какой срок ответить. Срок короткий, и он не продлевается сам по себе.
• Подтвердите получение. Электронный документооборот требует квитанции о приёме. Молчание здесь само по себе становится нарушением и может привести к приостановлению операций по счетам.
• Соберите ровно то, что запросили. Присылать всё подряд не нужно: это удлиняет проверку и порождает новые вопросы.
• Подготовьте пояснение. Для селлера обязательный пункт: объяснить, почему поступления на счёт меньше выручки. Расчёт с разбивкой по удержаниям снимает большую часть вопросов.

Сохраните копию ответа и всё, что отправили, с датой отправки.

Компании, у которых архив в порядке, отвечают на такой запрос за день. Тем, у кого архива нет, приходится восстанавливать данные в те же сроки, и это главная причина, по которой выгрузку не стоит откладывать.

Частые ошибки селлеров

• Не выгружают отчёты вовремя. Через год доступ к периоду может быть закрыт.
• Хранят только сводки из кабинета. Сводка это не документ, нужен полный отчёт с детализацией.
• Считают доход по выписке. Разница с реальной реализацией достигает трети.
• Не хранят документы на закупку. Расходы не подтверждены, налог считается со всей выручки.
• Ведут архив без системы. Файлы есть, но найти нужный период невозможно.
• Удаляют старое, чтобы освободить место. Экономия несопоставима с последствиями.

Отдельно про закупку товара

Самая слабая точка у большинства селлеров, и она важнее отчётов площадки.

Отчёт подтверждает, что вы продали. Документы поставщика подтверждают, что товар у вас вообще был и сколько он стоил. Без второго расходы не подтверждены, а при заметных оборотах возникают вопросы и к самому факту приобретения.

Что нужно собирать по каждой партии: договор или счёт, накладную, платёжное поручение, счёт-фактуру, если поставщик работает с НДС. Для импортного товара добавляются документы по ввозу.

Отдельная проблема это закупки у поставщиков, которые работают без документов или дают только чек. Пока обороты небольшие, это кажется мелочью. При росте превращается в невозможность подтвердить основную статью расходов.

Практическое правило: не оплачивать партию, пока не получен полный комплект документов. Оно кажется жёстким ровно до первого запроса из инспекции.

Когда стоит передать это бухгалтеру

Когда вы работаете больше чем на одной площадке. Наборы отчётов разные, и сводить их надо единообразно.

Когда объёмы выросли и разбор перестал помещаться в вечер выходного дня.

Когда пришёл запрос из инспекции. Здесь важно ответить документами, а не объяснениями, и сделать это в срок.

Когда учёт за прошлые периоды не вёлся. Восстановление по маркетплейсам это отдельная работа, и чем раньше она начата, тем дешевле.

Итоги

1. Отчёт площадки это документ, подтверждающий и доход, и расходы селлера. Банковская выписка его не заменяет.
2. Выгружать нужно полные отчёты с детализацией удержаний, возвратов, компенсаций и корректировок.
3. Помимо отчётов хранятся документы на закупку товара, доставку, упаковку и выписки по счетам.
4. Архив строится по годам и месяцам, с единым правилом названий и копией в облаке.
5. Общий ориентир по сроку хранения это не менее пяти лет, и чистить архив выборочно не стоит.