Отчёт Wildberries не сходится с деньгами на счёте

Почему цифры не совпадают в принципе

Маркетплейс не покупает у вас товар. Он продаёт его от вашего имени и удерживает из выручки всё, что вы ему должны, а на счёт перечисляет остаток.

Покупатель заплатил за товар полную стоимость. Дальше площадка вычитает из неё свою комиссию, логистику, хранение, приёмку, рекламу, штрафы и прочие услуги, а разницу отправляет вам.

Отсюда практическое следствие для тех, кто на упрощёнке с объектом «доходы». Налог считается со всей суммы продажи, а комиссии и логистику вычесть нельзя, потому что расходы при этом объекте вообще не учитываются. Селлеры, которые не знали об этом на старте, узнают об этом в момент первого расчёта налога, и новость всегда неприятная.

Из чего складывается разница

Разберите её по частям, и загадка исчезнет.

• Комиссия площадки. Процент от стоимости товара, зависит от категории.
• Логистика. Доставка до покупателя, а при отказе ещё и обратная дорога. По части категорий обратная логистика съедает заметную долю выручки.
• Хранение. Плата за нахождение товара на складе, зависит от габаритов и оборачиваемости. Медленный товар копит эту статью незаметно.
• Приёмка. Плата за поставку на склад, зависит от загрузки склада и коэффициентов.
• Реклама и продвижение. Внутренние инструменты площадки, удерживаются из той же выручки.
• Штрафы. За нарушение правил маркировки, упаковки, поставки, за подмену товара.
• Возвраты покупателей. Уменьшают выручку периода, а логистика по ним остаётся вашим расходом.
• Компенсации от площадки. Работают в обратную сторону: увеличивают поступления, но по своей природе это отдельный вид дохода, и учитывать его надо аккуратно.

Как свериться: порядок разбора

• Шаг 1. Возьмите отчёт о продажах за период. Это основной документ, из которого берётся выручка для учёта. Ориентироваться на суммы в личном кабинете «на глаз» нельзя, нужен именно отчёт.
• Шаг 2. Найдите в нём стоимость реализованного товара. Это ваш доход, с него считается налог.
• Шаг 3. Выпишите все удержания отдельными строками. Комиссия, логистика, хранение, реклама, штрафы. Каждая строка это ваш расход.
• Шаг 4. Сложите: доход минус удержания. Полученная сумма должна совпасть с тем, что пришло на счёт за соответствующий период.
• Шаг 5. Разберите расхождение. Если сумма не бьётся, причины обычно такие.

• деньги за период поступили частями и попали в другой отчётный отрезок
• в поступление вошли компенсации или корректировки за прошлый период
• часть удержаний прошла отдельным списанием, а не внутри взаиморасчёта
• есть возвраты, отражённые в следующем периоде

Отдельно учитываются возвраты, штрафы и компенсации маркетплейса.

Шаг 6. Зафиксируйте расхождение письменно. Если оно не объясняется, вопрос задаётся площадке, и лучше сразу с приложением расчёта.

Разрыв во времени: почему периоды не совпадают

Отдельная причина расхождений, из-за которой сверка кажется невозможной.

Продажа произошла в конце месяца, отчёт закрылся в начале следующего, деньги пришли ещё через несколько дней. В результате выручка попадает в один период, а поступление в другой.

Для учёта это означает, что ориентироваться на банковскую выписку как на источник выручки нельзя в принципе. Выписка показывает только движение денег. Основанием для отражения дохода служит отчёт площадки.

Тот же разрыв объясняет, почему в декабре у селлеров возникает путаница с годовыми цифрами: декабрьские продажи частично оплачиваются уже в январе.

Как построить сверку, чтобы она занимала полчаса

• Разовый разбор помогает один раз. Дальше нужна таблица, которую вы заполняете по каждому отчёту.
• Колонка 1. Период отчёта. Даты начала и конца, как их определила площадка.
• Колонка 2. Продажи. Стоимость товара, оплаченная покупателями. Это ваш доход.
• Колонка 3. Возвраты. Отдельной строкой, потому что они уменьшают выручку периода.
• Колонки 4 и далее. Удержания по видам. Комиссия, логистика, обратная логистика, хранение, приёмка, реклама, штрафы. Каждый вид отдельно, не общей суммой.
• Предпоследняя колонка. Расчётное поступление. Продажи минус возвраты минус все удержания.
• Последняя колонка. Фактическое поступление по банковской выписке и дата.

Разница между двумя последними колонками это и есть предмет разбора. Когда таблица ведётся постоянно, расхождения видны сразу и объясняются за минуты, а не за вечер.

Побочная польза важнее основной. Через несколько месяцев по такой таблице видно, какие статьи растут: например, хранение по медленному товару или обратная логистика по категории с высоким процентом отказов. Это уже управленческая информация, за которой обычно и приходят к бухгалтеру.

Что делать при расхождении с площадкой

Если после разбора сумма не сходится и объяснений нет, порядок такой.

Соберите доказательства. Отчёт, банковская выписка, ваш расчёт с разбивкой по строкам. Обращение без расчёта обычно превращается в переписку ни о чём.

Обратитесь через поддержку площадки с конкретикой: период, сумма расхождения, ваша версия причины.

• Следите за сроками. По части удержаний и штрафов возможность оспорить ограничена по времени, и упущенный срок закрывает вопрос сам собой.
• Фиксируйте результат. Если площадка признала ошибку и сделала корректировку, она пройдёт в следующем отчёте, и это нужно отразить в учёте того периода, а не задним числом.
• Отдельно про штрафы. Их проще предупреждать, чем оспаривать: значительная часть приходится на маркировку, упаковку и нарушение правил поставки, то есть на вещи, которые управляются на вашей стороне.

Что это значит для налога и для лимита

Три практических следствия, которые стоит держать в голове.

Налог считается с полной стоимости продажи. На объекте «доходы» удержания площадки не уменьшают налоговую базу. На объекте «доходы минус расходы» их можно учесть в расходах при наличии документов.

Порог по НДС считается тоже с полной суммы. Селлер, у которого на счёт приходит 15 млн рублей в год, легко может иметь доход 20 млн и больше. Порог в 20 млн рублей проходится незаметно, и об этом узнают постфактум.

Реальная прибыль считается отдельно. Ни поступления на счёт, ни оборот в отчёте не показывают, заработали вы или нет. Прибыль это выручка минус закупка товара, минус все удержания площадки, минус налоги.

Почему это важнее, чем кажется

Селлеры относятся к сверке как к бухгалтерской формальности, пока не сталкиваются с одной из трёх ситуаций.

• Первая: доначисление. Налог посчитали с поступлений, а инспекция считает с реализации. Разница за пару лет вместе с пенями превращается в сумму, которой в обороте нет.
• Вторая: неожиданный НДС. Порог в 20 млн рублей проходится по реализации, а владелец следит за счётом. О том, что он давно плательщик налога, узнают постфактум, вместе со всеми последствиями.
• Третья: убыточный ассортимент. Товар продаётся, оборот растёт, а денег нет. Причина обычно в конкретных позициях, где хранение, обратная логистика и реклама съедают всю наценку. Без разбора удержаний по строкам эти позиции не видны, и бизнес годами тащит их за собой.

Все три ситуации решаются одним и тем же: регулярной сверкой отчёта с поступлениями и понятной таблицей удержаний.

Что нужно бухгалтеру от вас

Чтобы учёт был корректным, специалисту нужны не пересказы, а документы. Минимальный комплект выглядит так.

Отчёты площадки за все периоды, без пропусков. Именно они являются основанием для отражения выручки.

Банковские выписки, чтобы сопоставить поступления с отчётами.

Документы по закупке товара: договоры, накладные, счета-фактуры, если поставщик работает с НДС.

Данные о возвратах и компенсациях, если они проходили отдельно от основных отчётов.

Информация о рекламных расходах внутри площадки, если она не отражена в общем отчёте.

Чем полнее комплект, тем меньше вопросов и тем точнее считается и налог, и реальная прибыль. Отсутствие отчётов за какой-то период почти всегда означает, что этот период придётся восстанавливать отдельно.

Частые ошибки селлеров

• Считают доходом поступления на счёт. Самая дорогая ошибка: налог занижается, а потом доначисляется с пенями.
• Не сохраняют отчёты. Отчёт это первичный документ. Без него нечем подтвердить ни доход, ни расходы.
• Не проверяют удержания. Штрафы и лишние списания находятся только при сверке, а вернуть их можно, пока не прошли сроки.
• Забывают про рекламу внутри площадки. Она уходит из выручки и в расчёте прибыли часто не учитывается вообще.
• Смотрят только на оборот. Оборот растёт, прибыль падает, а понимают это через несколько месяцев.

Не следят за приближением к порогу по НДС. Считают по поступлениям, а порог считается по реализации.

Когда стоит передать учёт специалисту

Когда у вас несколько площадок сразу. Отчёты у всех разные, а сводить их надо в одну картину.

Когда оборот подходит к 20 млн рублей в год по реализации. С этого момента появляется НДС, и разбираться в нём на маркетплейсах отдельная работа.

Когда вы не понимаете, зарабатываете вы или нет. Это чаще всего вопрос не бухгалтерии, а корректного разбора удержаний.

Когда расхождения не сходятся месяцами. Обычно это накопленные корректировки, и распутывать их надо по периодам.

Итоги

1. Маркетплейс перечисляет вам выручку за вычетом своих удержаний, поэтому суммы никогда не совпадают.
2. Доход для налога это стоимость товара, оплаченная покупателем, а не деньги на счёте.
3. Разбор идёт по отчёту площадки: выручка отдельно, каждое удержание отдельной строкой.
4. Периоды продажи, отчёта и поступления не совпадают, поэтому банковская выписка не может быть источником выручки.
5. Порог по НДС в 20 млн рублей считается по реализации, и селлеры проходят его раньше, чем видят по счёту.