Как проверить бухгалтера до передачи базы 1С и ЭЦП

Шаг 1. Проверить, с чем человек реально работал

Опыт «пятнадцать лет в бухгалтерии» ничего не говорит о том, справится ли человек с вашим бизнесом. Бухгалтер, который вёл нулевые ООО, и бухгалтер, который закрывал стройку с субподрядом, это разные профессии.

Спрашивайте конкретно:

• Какие системы налогообложения вели и сколько компаний одновременно.
• Работал ли с НДС и в каком объёме. Это ключевой вопрос: значительная часть кандидатов НДС боится и вживую с ним не сталкивалась.
• Есть ли опыт в вашей отрасли: маркетплейсы, стройка, опт, услуги.
• Проходил ли налоговые проверки и требования, чем закончилось.
• Восстанавливал ли учёт после предшественника.

Шаг 2. Задать вопросы, которые показывают уровень

Не нужно устраивать экзамен по кодексу. Достаточно нескольких практических вопросов, где ответ показывает, думает человек или пересказывает.

Что вы сделаете, если поставщик не даёт счёт-фактуру? Ответ «ничего, значит вычета нет» слабый. Нормальный ответ включает работу с поставщиком, письменный запрос и оценку потерь.

Как понять, что компании выгоднее: ставка НДС 5 или 22 процента? Здесь важна логика про входной налог и долю закупок, а не заученная цифра.

Пришло требование из налоговой на пояснения. Ваши действия и сроки? Ответ должен начинаться с проверки срока и содержания требования, а не с «отправлю что-нибудь».

Что делать, если предыдущий бухгалтер не отдал базу? Ответ показывает, работал ли человек с восстановлением учёта.

Как вы страхуетесь от ошибок? Ответы про сверки, контрольные точки и сроки говорят о системе. Ответ «я не ошибаюсь» говорит об обратном.

Шаг 3. Проверить формальную сторону

Для штатного сотрудника: документы об образовании, трудовая история, рекомендации с прошлых мест. Позвонить по рекомендациям стоит: вопрос «взяли бы вы этого человека снова» обычно даёт честный ответ.

Для компании на аутсорсе: сведения о юридическом лице, срок работы на рынке, реальный состав команды, наличие страхования профессиональной ответственности, если оно есть.

Порядок проверки зависит от того, работает бухгалтер в штате или на аутсорсе.

Отдельно посмотрите, кто будет вести вас фактически. В аутсорсинге часто продаёт опытный руководитель, а работает начинающий специалист. Вопрос «кто конкретно будет вести мою компанию и какой у него опыт» задаётся до подписания договора.

Шаг 4. Прописать ответственность в договоре

Устные договорённости в этой сфере не работают. В договоре стоит зафиксировать:

• перечень работ: что именно входит, а что оплачивается отдельно;
• сроки сдачи отчётности и сроки ответа на ваши обращения;
• порядок передачи документов от вас и последствия задержек;
• ответственность за ошибки исполнителя: кто платит штраф, начисленный по его вине;
• порядок возврата документов и базы при расторжении.

Последний пункт пропускают почти всегда, а вспоминают о нём в самый неудобный момент.

Шаг 5. Передавать доступы по частям

Главная ошибка руководителей: в первый же день человек получает всё сразу. Правильный порядок другой.

• Электронная подпись руководителя не передаётся никому. Это ваша рука. Для сдачи отчётности бухгалтеру оформляется своя подпись и доверенность с понятным объёмом полномочий.
• Доступ к банку выдаётся с ограничениями. Право просмотра и подготовки платежей это не то же самое, что право подписи. Подписывает платежи руководитель.
• База 1С передаётся с фиксацией состояния. Перед передачей делается копия, чтобы через полгода можно было понять, что было на входе.

Доступ в личный кабинет налоговой остаётся у руководителя. Бухгалтер получает свой доступ, но не вместо вашего.

Шаг 6. Проверить первые три месяца

Испытательный срок в бухгалтерии измеряется не месяцами, а отчётными периодами.

Что смотреть после первого квартала: сдана ли отчётность в срок, какое сальдо на едином налоговом счёте, приходили ли требования и как на них ответили, как выглядит первичка и есть ли порядок в документах.

Пятнадцати минут в личном кабинете достаточно, чтобы увидеть картину. Такую проверку стоит сделать привычкой, а не разовой акцией при найме.

Красные флаги на собеседовании

Некоторые ответы говорят больше, чем резюме.

• «Я всё сделаю, не переживайте». Без уточняющих вопросов о вашем бизнесе это плохой знак. Сильный специалист сначала спрашивает: режим, обороты, отрасль, сколько сотрудников, есть ли НДС.
• «У прошлого работодателя все были идиоты». Человек, который так рассказывает о предыдущем месте, через год расскажет то же самое о вас.
• «Я могу оптимизировать вам налоги». Дальше стоит уточнить, что именно имеется в виду. Если речь про законные режимы, льготы и корректный учёт расходов, всё в порядке. Если про схемы, дробление и «нарисуем расходы», разговор можно заканчивать: платить по таким предложениям будете вы.
• «Мне нужна ваша электронная подпись». Подпись руководителя не передаётся никому. Специалист, который считает это нормальным, не понимает границ ответственности.
• Не может объяснить простыми словами. Если человек не способен объяснить директору без бухгалтерского образования, что происходит с его налогами, работать вместе будет тяжело.
• Соглашается на всё по цене. Слишком низкая цена означает либо неопытность, либо то, что на вас не будет хватать времени.

Сколько стоит бухгалтер и почему дешёвый обходится дороже

Стоимость складывается из объёма операций, количества сотрудников, режима налогообложения и наличия НДС. Компания на упрощёнке без работников и компания с НДС, кадрами и складом это разные объёмы работы, и цена отличается кратно.

Что происходит при экономии. Бухгалтер за минимальные деньги берёт много клиентов, чтобы выйти на нормальный доход. На каждого приходится меньше времени, начинается работа по остаточному принципу: отчётность сдаётся в последний день, документы не проверяются, требования обрабатываются с опозданием.

Дальше стоимость ошибки. Восстановление учёта за год обходится в несколько месячных платежей за обслуживание. Штрафы, пени и потерянные вычеты добавляются сверху. Экономия в несколько тысяч рублей в месяц закрывается одной пропущенной декларацией.

Разумный подход: сравнивать не цену, а то, что в неё входит. Кадровый учёт, работа с требованиями, подготовка платежей, консультации по сделкам могут быть как внутри стоимости, так и за отдельные деньги. Этот список стоит проговорить до начала работы.

Отдельная ситуация: предыдущий бухгалтер не отдал базу

Случай частый и болезненный. Человек ушёл, база осталась у него, доступы неизвестны, документы в беспорядке.

Что делать по порядку:

• Запросить передачу базы и документов письменно, с описью и сроком.
• Сменить все доступы: банк, личный кабинет, электронную подпись, почту.
• Оценить, что есть на руках, а чего нет: выписки из банка, первичные документы, сданная отчётность из личного кабинета.
• Понять объём восстановления и сроки.

База это имущество компании, а не личный архив бухгалтера. Но выбивать её иногда дольше, чем восстановить учёт из выписок и документов контрагентов, поэтому решение принимается по срокам, а не из принципа.

Как принять дела: что зафиксировать письменно

Передача дел без документа это источник будущих споров. Через полгода никто не вспомнит, в каком состоянии был учёт на входе.

Что фиксируется в акте приёма-передачи:

• перечень переданных баз и их состояние на конкретную дату;
• сданная отчётность за последние периоды с квитанциями о приёме;
• сальдо единого налогового счёта на дату передачи;
• наличие незакрытых требований и решений инспекции;
• перечень переданных первичных документов по годам;
• список доступов, которые были переданы и которые были отозваны.

Подписывается акт обеими сторонами. Если предыдущий бухгалтер уже недоступен, документ составляет новый специалист в одностороннем порядке и фиксирует, что именно получено.

Отдельно сделайте копию базы на дату передачи и уберите её в архив. Это ваша страховка: при любом споре видно, что было до, а что после.

Частые ошибки при найме

• Выбирают по цене. Разница в несколько тысяч в месяц несопоставима со стоимостью восстановления учёта.
• Отдают электронную подпись руководителя. После этого от вашего имени может быть подписано что угодно.
• Не проверяют опыт с НДС. С появлением налога слабый бухгалтер становится источником прямых потерь.
• Не фиксируют, что входит в работу. Потом выясняется, что кадры, отчётность по сотрудникам или работа с требованиями оплачиваются отдельно.
• Не проверяют первый квартал. Проблема обнаруживается через год, когда исправлять дороже.
• Не забирают доступы у предыдущего бухгалтера. Старый специалист месяцами сохраняет доступ к банку и кабинету.

Первые три месяца: на что смотреть по неделям

Испытательный срок в бухгалтерии проходит не так, как в других профессиях: результат виден только на отчётных датах.

• Первые две недели. Человек принимает дела и задаёт вопросы. Много вопросов это хороший знак. Молчаливое погружение без единого уточнения обычно означает, что в состоянии учёта никто не разбирался.
• Первый месяц. Должна появиться картина: что не сдано, где расхождения, какие документы отсутствуют. Попросите короткий письменный отчёт, пусть даже на страницу.
• Второй месяц. Текущая работа входит в ритм. Смотрите на сроки уведомлений и платежей, на реакцию по входящим документам из инспекции.
• Конец квартала. Главная проверка. Сдана ли отчётность в срок, какое сальдо на едином налоговом счёте, есть ли неотвеченные требования, в порядке ли первичка.

Если к концу квартала картина мутная, а объяснения общие, вопрос лучше закрывать сразу. Дальше будет только дороже: каждый следующий период накладывается на предыдущий.

Когда стоит передать учёт компании, а не человеку

Когда бизнес растёт и одному специалисту становится тяжело закрывать все участки сразу: учёт, кадры, НДС, требования.

Когда учёт нужно восстанавливать. Это отдельная работа, и делать её силами нового штатного бухгалтера параллельно с текущими задачами почти нереально.

Когда вам важна непрерывность. Человек болеет, увольняется и уходит в отпуск, команда нет.

Итоги

1. Проверяйте не стаж, а конкретный опыт: НДС, ваша отрасль, требования, восстановление учёта.
2. Несколько практических вопросов показывают уровень лучше, чем резюме.
3. Электронная подпись руководителя не передаётся никому, бухгалтеру оформляется своя.
4. Доступы выдаются по частям, база передаётся с фиксацией состояния.
5. Первую проверку делают после первого отчётного квартала, а не через год.