Как принять на работу иностранца и не получить штраф

Что проверить до первого рабочего дня

Ошибка, которая стоит дороже всего, случается в первый день. Человек пришёл, руки нужны вчера, документы «потом донесёт». Через неделю приходит проверка, и выясняется, что патент выдан на другую область или кончился месяц назад.

Поэтому до того, как сотрудник вышел на смену, у вас на руках должны быть копии паспорта с переводом, миграционной карты, документа о праве работать (патент, вид на жительство, разрешение на временное проживание или подтверждение гражданства страны ЕАЭС), полиса медицинского страхования и квитанций об оплате патента. Если трудовой договор ещё не подписан, а человек уже работает, закон считает его допущенным к работе. Штраф по статье 18.15 КоАП наступает за сам допуск, без всякого договора.

У нас в аутсорсе на каждого иностранного сотрудника заводится отдельная папка, и в ней хранятся копии всех документов с датами окончания. Дальше станет понятно зачем.

Патент, ЕАЭС или вид на жительство

От статуса зависит, какие документы требовать и за чем следить.

Граждане стран ЕАЭС работают без патента и разрешения, это прямо записано в статье 97 Договора о Евразийском экономическом союзе. Но уведомление в МВД о договоре с ними подают так же, как о любом иностранце. Бланк общий, меняется только графа с основанием для работы.

Регион и профессия в патенте

Патент действует только в том регионе, где его выдали. Пункт 16 статьи 13.3 закона № 115-ФЗ прямо запрещает работодателю использовать такого работника за пределами региона. Исключение сделано для пар Москва с Подмосковьем и Петербург с Ленинградской областью, если регионы заключили соглашение, но и тогда уведомления подают в МВД каждого субъекта.

Отдельная ловушка кроется в профессии. Часть 1 статьи 18.15 КоАП наказывает за работу не по профессии, указанной в патенте. Взяли человека с патентом подсобного рабочего, а поставили продавцом на кассу, и это уже незаконное привлечение, со штрафом для компании от 250 до 800 тысяч рублей.

Губернаторские запреты на отдельные работы

Регионы вправе запрещать нанимать работников по патенту в отдельных видах деятельности. В 2026 году такие запреты действуют во многих субъектах и регулярно расширяются. Например, указ губернатора Новгородской области от 15.01.2026 № 7 закрыл для патентников часть розничной торговли, пассажирский транспорт и подбор персонала.

Списки составлены по кодам ОКВЭД и меняются почти каждый год. Перед наймом проверьте действующий указ своего региона по виду деятельности, в которой человек будет работать фактически, а не по коду в выписке ЕГРЮЛ. Запреты обычно не касаются граждан ЕАЭС.

Уведомление о приеме иностранного гражданина за три рабочих дня

Обязанность записана в пункте 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ. Работодатель или заказчик по договору подряда сообщает в МВД региона, где человек работает, о заключении трудового или гражданско-правового договора. Срок не больше трёх рабочих дней с даты договора. Если подписали в пятницу, отправить нужно не позже среды.

Уведомление требуется по каждому иностранцу. Гражданство, наличие вида на жительство, срок работы и размер зарплаты значения не имеют. Работает человек по договору подряда на две недели, и это тоже договор, о котором нужно сообщить.

Самая частая ошибка у наших новых клиентов в том, что кадровик уверен, будто уведомление подаёт сам работник при оформлении патента. Нет, патент оформляет иностранец, а уведомление о договоре всегда на работодателе.

Договор подряда с иностранцем

Некоторые владельцы оформляют иностранцев по договору подряда, надеясь обойтись без кадровых хлопот. С миграционной точки зрения это ничего не меняет. Пункт 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ называет и трудовой, и гражданско-правовой договор, так что уведомление о заключении и прекращении подаётся в те же три рабочих дня. Патент тоже нужен, и в нём должна быть указана та профессия, которой человек занят по договору.

Зато появляется второй риск. Если подрядчик ходит на работу по графику, подчиняется бригадиру и получает деньги дважды в месяц, проверка увидит трудовые отношения. Тогда к миграционным вопросам добавятся доначисленные взносы, пени и штраф по статье 5.27 КоАП. Цену переквалификации ГПХ в трудовой договор мы уже считали на примере, суммы там выходят в разы больше сэкономленного.

Подряд с иностранцем годится для разовой задачи с понятным результатом. Сделать ремонт склада, собрать стеллажи, перевести документы. Для постоянной работы на смене честнее и дешевле трудовой договор.

Новые бланки с 1 сентября 2026 года

Приказ МВД от 12.05.2026 № 290 заменил формы уведомлений из старого приказа № 536. С 1 сентября 2026 года уведомление о заключении договора подают по приложению № 7, о прекращении по приложению № 8. Бумага, отправленная по старому бланку после этой даты, считается поданной с нарушением формы, а это тот же штраф, что и за неподачу.

Что поменялось в бланках. В уведомлении о заключении теперь нужно указать срок действия договора или отметить, что он бессрочный. Согласие работника на обработку персональных данных больше не встроено в текст уведомления, его оформляют отдельным документом по образцу из приказа и прикладывают. Для высококвалифицированных специалистов осталось ежеквартальное уведомление о выплате зарплаты, в нём появилась графа для ИНН.

Исправления от руки в бланке лучше не делать, любая помарка даёт повод считать форму нарушенной. Испортили лист, печатайте новый.

Сколько стоит забытое уведомление

Штрафы по частям 3 и 4 статьи 18.15 КоАП одинаковы для компании и предпринимателя. Примечание к статье 18.1 КоАП прямо приравнивает ИП к юрлицам по всей миграционной главе.

Считается штраф по каждому иностранцу отдельно. Возьмём магазин в Подмосковье с тремя продавцами по патенту, о которых забыли сообщить. Минимум выходит 1,2 миллиона рублей, максимум 3 миллиона. Для небольшого магазина это может оказаться прибылью за год, а приостановка деятельности на срок до 90 суток может обойтись ещё дороже штрафа.

Суды иногда снижают сумму ниже минимума или признают нарушение малозначительным, когда уведомление опоздало на день и работодатель исправился сам. Рассчитывать на это при планировании нельзя.

Налоги и взносы с зарплаты иностранца

С зарплаты патентника и гражданина ЕАЭС НДФЛ удерживают по ставке 13 процентов с первого дня, как у россиян, даже пока человек не стал налоговым резидентом. При доходе свыше 2,4 миллиона рублей в год включается та же прогрессивная шкала, что и для граждан России.

Патентник каждый месяц платит фиксированный авансовый платёж по НДФЛ, базовая сумма 1 200 рублей в месяц умножается на дефлятор и региональный коэффициент. Этот платёж можно зачесть в налог, который вы удерживаете. Работник пишет заявление и приносит квитанции, вы отправляете запрос в свою инспекцию, налоговая присылает уведомление о праве на уменьшение, и только после этого бухгалтер уменьшает НДФЛ. Уменьшать без уведомления инспекции нельзя, а делать это вправе только один работодатель в году по выбору работника.

Для работника разница ощутимая. Условный пример. Зарплата 60 тысяч рублей, НДФЛ с неё 7 800 рублей в месяц. Если патент в регионе обходится, допустим, в 8 000 рублей в месяц, после уведомления инспекции удерживать с этой зарплаты НДФЛ не придётся совсем. Переплата по итогам года не возвращается, это прямо сказано в пункте 7 статьи 227.1 НК. Работодатель, который не оформил зачёт, фактически берёт с человека налог дважды, и хорошие сотрудники уходят к тем, кто это делает.

Страховые взносы за временно пребывающих иностранцев начисляют по общему тарифу, исключение сделано для высококвалифицированных специалистов. Подробно ставки и предельная база разобраны в материале о том, во что обходятся взносы за сотрудников, здесь повторять не буду.

Зарплату переводите только на карту

Иностранец без вида на жительство для валютного закона считается нерезидентом. Платить ему зарплату наличными из кассы нельзя, деньги должны идти через счёт в российском банке. Штраф по части 1 статьи 15.25 КоАП составляет от 20 до 40 процентов суммы каждой выплаты, и его получают и компания, и ИП.

Посчитаем на одном человеке. Зарплата 60 тысяч рублей наличными за полгода даёт 360 тысяч выплат и до 144 тысяч рублей штрафа. Поэтому первым делом после найма помогите работнику открыть карту в российском банке и пропишите в трудовом договоре безналичную выплату.

Патент закончился, а человек работает

Срок патента продлевается сам, пока работник платит фиксированный авансовый платёж. Пропустил оплату хотя бы на день, и патент прекращает действие. Дальше работодатель по статье 327.5 Трудового кодекса обязан отстранить сотрудника от работы. Если этого не сделать, каждый следующий рабочий день идёт как работа без патента.

Работник может и сам не заметить, что патент кончился. В нашей практике это самая частая причина штрафов у добросовестных работодателей. Поэтому раз в месяц мы сверяем квитанции об оплате патентов со списком сотрудников, и в календаре бухгалтера стоит напоминание за неделю до конца каждого оплаченного периода.

Увольнение иностранца тоже уведомляют

О прекращении договора МВД узнаёт от вас по той же схеме, в течение трёх рабочих дней, по форме № 8. Штраф за пропуск такой же, как за неподачу уведомления о приёме. Работник ушёл сам, перестал выходить, уехал домой, это ничего не меняет. Пока договор не расторгнут приказом, он действует, а после расторжения у вас три рабочих дня на уведомление.

Если человек пропал, не тяните с оформлением. Висящий договор с исчезнувшим иностранцем мешает и в отчётности, и при проверке, а порядок увольнения в разных ситуациях подробно описан в разборе о том, во что обходится увольнение сотрудника.

Реестр контролируемых лиц

С февраля 2025 года МВД ведёт реестр иностранцев, которые находятся в России без законных оснований. Если такой человек работает у вас, при проверке встанет вопрос и о законности его работы. Прямой обязанности проверять кандидата по реестру у работодателя нет, но проверка бесплатна, занимает пару минут на сайте МВД и избавляет от найма человека, которого через месяц всё равно придётся отстранить. Мы советуем проверять при найме и потом раз в квартал.

Папка на случай проверки

Проверка миграционной службы начинается с вопроса «покажите, кто у вас работает». Для каждого иностранца держите в одном месте копии паспорта, миграционной карты, патента или другого документа о праве работать, квитанций об оплате патента, трудового договора, уведомлений о заключении и прекращении с отметкой о приёме или почтовой квитанцией, согласия на обработку данных.

Договор пишите внимательно, без расплывчатых формулировок о месте работы и должности, это ваша защита в споре. Как составить его в пользу работодателя, написано в статье про трудовой договор, который защищает работодателя. Если вы только нанимаете первого человека в штат, начните с материала о том, как оформить первого сотрудника.