Отпуск за свой счёт, когда работодатель вправе отказать

Отпуск за свой счёт по общему правилу

Статья 128 Трудового кодекса устроена просто. Сотрудник пишет заявление и называет семейные обстоятельства или другую уважительную причину. Работодатель решает, отпускать или нет, а длительность стороны согласуют между собой. Верхнего предела в днях закон не ставит, бывает и неделя, и полгода.

Главное слово здесь «может». Если причина вас не убедила или человек нужен на месте, отказ законен. Ремонт в квартире, поездка к морю сверх основного отпуска, подработка в другом месте. Всё это поводы, по которым у нас в аутсорсе клиенты отказывают спокойно и без последствий.

Обратная сторона тоже важна. Отпуск без сохранения заработной платы оформляется только по просьбе работника. Сам работодатель в такой отпуск никого отправить не может, даже если работы нет совсем. К этому вернёмся ниже, потому что на этом теряют деньги чаще всего.

Кому работодатель обязан дать отпуск за свой счёт

Вторая часть статьи 128 перечисляет случаи, где решение принимает не собственник. Есть заявление и подтверждающий документ, значит, отпуск предоставляется. Обсуждать можно только даты внутри положенного срока.

Две последние строки появились недавно. Уход за раненым военнослужащим добавил закон от 07.04.2025 № 64-ФЗ. Отпуск пострадавшим от чрезвычайной ситуации ввёл закон от 09.04.2026 № 90-ФЗ, норма действует с 1 сентября 2026 года, порядок предоставления утвердило правительство. Вместе с ним в статье 186.1 ТК появился и оплачиваемый дополнительный выходной для тех же людей.

Последний абзац статьи 128 оставляет перечень открытым. Обязательный отпуск может дать другой федеральный закон или ваш собственный коллективный договор, если вы когда-то его подписали.

Когда отказ законен и как его оформить

Во всех остальных случаях отпуск за свой счёт остаётся вашим решением. Отказать можно устно, но я советую клиентам отвечать письменно, прямо на заявлении или коротким письмом. Пара строк о том, что в эти даты отпуск не согласован из-за производственной необходимости, защищает от будущего спора «мне разрешили, а потом передумали».

Отдельно проверьте свои локальные документы. Статья 263 ТК предлагает ежегодный отпуск без оплаты до 14 дней тем, кто растит двух и более детей до 14 лет, одиноким матерям, отцам без матери, родителям ребёнка-инвалида. Но обязательным он становится, только если такой отпуск записан в коллективном договоре. Многие малые компании подписывали шаблон коллективного договора много лет назад и забыли, что в нём есть.

Ещё одна категория, о которой редко помнят, это внешние совместители. По статье 286 ТК, если оплачиваемый отпуск на совместительстве короче, чем на основной работе, вы по просьбе человека даёте недостающие дни без оплаты. Отказать тут нельзя.

Сколько стоит незаконный отказ

Отказ человеку из обязательного списка трудовая инспекция квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП. Это предупреждение или штраф. Для юрлица от 30 до 50 тысяч рублей, для ИП и для директора как должностного лица от 1 до 5 тысяч. Повторное нарушение уже дороже, юрлицо платит от 50 до 70 тысяч, директор от 10 до 20 тысяч или рискует дисквалификацией на срок от года до трёх лет.

Штраф при этом не главная потеря. Пленум Верховного суда в постановлении от 17.03.2004 № 2 (пункт 39) прямо указал, что использование дней отдыха прогулом не считается, если работодатель отказал вопреки обязанности по закону. Сотрудник, которому не дали положенные пять дней на похороны отца, может просто не выйти. Уволить его за прогул не получится, а попытка закончится восстановлением и оплатой вынужденного прогула по решению суда.

Самовольный уход в отпуск без согласия

Обратная ситуация. Работник не из обязательного списка, вы отказали, а он всё равно не вышел. Тот же пункт 39 постановления Пленума называет самовольный уход в отпуск основанием для увольнения за прогул. Но процедуру придётся пройти целиком, с актами, запросом объяснения и сроками, иначе суд вернёт человека на работу. Как пройти её без ошибок, мы подробно разобрали в статье о том, как уволить за прогул и не проиграть в суде.

Моя практика подсказывает начинать с разговора. Чаще всего человек не понял, что ему отказали, или понадеялся «потом договориться». Один звонок дешевле месяца переписки с инспекцией.

Работы нет, и сотрудников отправляют «за свой счёт»

Самая дорогая ошибка из тех, что я вижу у клиентов. Заказов нет, и директор говорит людям написать заявления на отпуск за свой счёт. Люди пишут, потому что боятся потерять место.

Юридически это простой по вине работодателя. Статья 157 ТК требует оплатить такое время в размере не менее двух третей средней зарплаты. Заявление, написанное под давлением, в споре ничего не стоит. Сотрудник идёт в инспекцию или в суд и получает те самые две трети за каждый день, плюс компенсацию за задержку выплаты, а компания получает штраф по статье 5.27 КоАП.

Честный путь дешевле, чем кажется. Оформите простой по вине работодателя приказом, посчитайте две трети среднего, и вы хотя бы знаете сумму заранее. Сотруднику со средним заработком 60 000 рублей за полный месяц простоя начисляется не меньше 40 000 рублей, а с этой суммы удерживается НДФЛ и платятся взносы, как с обычной зарплаты. Работник, который сам хочет отдохнуть без оплаты в тихий сезон, остаётся вашим союзником, но тогда заявление пишется его словами и по его причине.

Сколько стоит отпуск за свой счёт обычного сотрудника

Для рядового работника всё прозрачно. Зарплата за эти дни не начисляется, взносов с неё нет, НДФЛ тоже нет. Сотрудник с окладом 60 000 рублей, который ушёл на весь месяц, обходится компании в ноль рублей за этот месяц.

Скрытая цена в другом. Место за человеком сохраняется, должность и зарплата после возвращения прежние. Найти временную замену можно только по срочному договору, и это отдельная история с отдельными правилами.

Иногда собственники надеются, что долгий отпуск без оплаты уменьшит будущие отпускные. Не уменьшит. Статья 139 ТК считает средний заработок из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 месяцев. Дни без оплаты выпадают и из суммы, и из времени, поэтому средний дневной заработок остаётся почти прежним.

Сезонный спад и отдых по договорённости

Бывает и честная ситуация. В январе у кофейни мало гостей, а бариста давно хотел уехать к родителям на три недели. Он сам пишет заявление, вы соглашаетесь, обоим выгодно. Здесь нарушения нет, если инициатива действительно его.

Чтобы через полгода это не превратилось в спор, держите в заявлении реальную причину словами сотрудника и даты, которые выбрал он. Если похожие заявления в один день пишет весь коллектив с одинаковой формулировкой «по семейным обстоятельствам», инспектор увидит в этом скрытый простой. Разнесите отпуска по времени и не собирайте заявления пачкой.

Директор в отпуске за свой счёт, а взносы идут

С 1 января 2026 года закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ изменил пункт 1 статьи 421 НК. Если директору коммерческой организации за месяц начислено меньше МРОТ, база для взносов всё равно принимается равной МРОТ. МРОТ на 2026 год составляет 27 093 рубля, взносы с него при тарифе 30 процентов дают 8 127,90 рубля в месяц.

Налоговая отдельно разъяснила, что отпуск без сохранения заработной платы от этой базы не спасает. В материалах УФНС по Карелии сказано, что взносы считаются с МРОТ независимо от отпуска без оплаты, больничного или неполной ставки. Ко мне уже приходили собственники, которые оформили себе «отпуск за свой счёт на год» и были уверены, что закрыли вопрос со взносами. Не закрыли, через год набегает 97 534,80 рубля плюс пени.

Если собственник и директор в одном лице не получает зарплату, разберитесь, может ли директор работать без зарплаты после этих изменений и кто ещё может сдать нулевой РСВ на директора. Отпуск без оплаты в эти исключения не входит.

Как длинный отпуск без оплаты сдвигает отпускной стаж

Статья 121 ТК включает в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска только 14 календарных дней отпуска за свой счёт в течение рабочего года. Всё, что сверх, в стаж не идёт.

Пример. Сотрудник взял 30 дней без оплаты. В отпускной стаж войдут 14, а 16 дней выпадут. Его рабочий год, от которого считается право на следующий отпуск, удлинится на эти 16 дней. Если кадровик этого не учёл, при увольнении компенсация за отпуск окажется завышенной, и вернуть переплату будет почти нечем.

Уволить сотрудника в отпуске за свой счёт нельзя

Часть 6 статьи 81 ТК запрещает увольнять по инициативе работодателя в период отпуска. Запрет касается любого отпуска, включая неоплачиваемый. Исключение одно, ликвидация организации или прекращение деятельности ИП.

На этом попадаются собственники, которые решили «пока он отдыхает, тихо сократим». Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон в отпуске возможно, потому что инициатива исходит от работника или общая. А вот любое увольнение по вашей инициативе придётся отложить до выхода человека на работу.

Ещё одна деталь для тех, кто берёт людей с испытанием. По статье 70 ТК периоды, когда работник фактически отсутствовал, в срок испытания не засчитываются. Две недели за свой счёт на испытательном сроке продлят испытание на две недели.

Как оформить отпуск, чтобы не было вопросов

Набор документов короткий. Заявление работника с датами, причиной и, для обязательных случаев, подтверждающей бумагой. Приказ о предоставлении отпуска с подписью сотрудника. Отметка в табеле за каждый день отсутствия. Подтверждение для пенсионера по старости, инвалида или семьи военнослужащего собирайте один раз в год и храните вместе с заявлением.

Чего делать не стоит. Задним числом превращать прогул в отпуск за свой счёт, потому что так проще. Дописывать в заявление причину за работника. Оформлять устно «отдохни недельку» без бумаг. Каждый из этих приёмов всплывает при проверке трудовой инспекции и превращает мелкий вопрос в протокол.

Частые ошибки собственников

• Отказать пенсионеру по старости в двух неделях летом, потому что «сейчас сезон».
• Перепутать обязательный отпуск по статье 128 и отпуск из коллективного договора, о котором все забыли.
• Отправить весь коллектив «за свой счёт» на время простоя.
• Не продлить рабочий год сотруднику, который отдыхал без оплаты больше 14 дней.
• Начать увольнение по своей инициативе, пока работник в неоплачиваемом отпуске.
• Оформить отпуск без оплаты директору и перестать платить за него взносы.