Штрафы за воинский учёт, о котором забыли

Кто обязан вести воинский учёт в организации в 2026 году

Обязанность записана в статье 8 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ и в Положении о воинском учёте, утверждённом постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719. Формулировка короткая. Учёт ведут все организации.

Никакого порога по численности там нет. Микропредприятие с одним сотрудником обязано вести воинский учёт ровно так же, как завод. Если в компании работает только директор и он мужчина призывного или запасного возраста, учёт всё равно нужен, потому что директор такой же работник по трудовому договору, даже если работает без зарплаты.

Индивидуальные предприниматели в этот круг не входят. ИП не ведёт воинский учёт даже при большом штате, хотя сам как гражданин обязанности перед военкоматом несёт. Именно поэтому владелец ООО, который раньше работал как ИП, чаще всего и обнаруживает пропущенную обязанность через несколько лет после регистрации компании.

Кого из работников нужно ставить на учёт

Под учёт попадают три категории. Мужчины от 18 до 30 лет, которые подлежат призыву и не пребывают в запасе. Граждане, пребывающие в запасе, то есть отслужившие, освобождённые от призыва, прошедшие военную кафедру или альтернативную службу. Женщины с военно-учётной специальностью, чаще всего это медики, связисты и специалисты по вычислительной технике.

Возрастную границу запаса часто недооценивают. Рядовые и сержанты числятся в запасе примерно до 50 лет, у офицеров предел выше и зависит от звания, поэтому сорокалетний менеджер с военным билетом попадает под учёт так же, как вчерашний выпускник. Ориентируйтесь на документ работника, а не на возраст на глаз.

Совместители и дистанционные работники учитываются наравне с остальными. Место жительства сотрудника в другом регионе обязанность не отменяет, документы он передаёт в электронном виде или почтой.

Проверить статус человека нужно ещё на приёме. Призывник приносит удостоверение гражданина, подлежащего призыву, запасник военный билет или временное удостоверение взамен него. Отсутствие документа не повод отказать в приёме на работу, но повод сразу сообщить о таком сотруднике в военкомат.

Какие документы должны лежать в компании

Проверяющий смотрит не только на сведения, отправленные в военкомат, но и на внутреннюю папку. Минимальный набор такой.

• Приказ об организации воинского учёта с назначением ответственного работника и человека, который его заменяет.
• План работы по воинскому учёту на год, согласованный с военкоматом.
• Картотека карточек граждан по форме № 10 на каждого учитываемого работника.
• Карточка учёта организации по форме № 18.
• Журнал проверок состояния воинского учёта и переписка с военкоматом.

Карточки заполняются по данным документов работника, паспорта и трудовой книжки, а не по памяти кадровика. Бумажная картотека нужна и тогда, когда сведения вы отправляете электронно, потому что при выездной проверке смотрят именно её.

Что и в какие сроки подавать в военкомат

Сроки короткие, они не попадают в обычный календарь отчётности ООО, а просрочка на день считается нарушением так же, как несданные сведения вообще.

• Пять дней на сведения о приёме военнообязанного и столько же на сведения о его увольнении.
• Пять дней на сведения об изменении фамилии, семейного положения, образования, должности или места жительства работника.
• Три дня на сведения о человеке, который обязан состоять на воинском учёте, но не состоит.
• Ежегодная сверка картотеки со сведениями военкомата по установленному им графику.

Отдельная обязанность связана со списками работников, которым предстоит первоначальная постановка на воинский учёт. Она касается компаний, где работают подростки, и именно за неё наказывают по статье 21.1 КоАП. Точный порядок подачи уточните в своём военкомате, требования по регионам различаются.

Как работает электронный реестр воинского учёта

Реестр воинского учёта и реестр повесток созданы по постановлению Правительства от 19.04.2024 № 506. Данные в реестр поступают не только от военкоматов, но и от налоговой, МВД, Социального фонда, судов, вузов и медицинских организаций. Государство собирает картину по человеку из разных источников и сопоставляет её автоматически.

Для работодателя это изменило главное. Раньше нестыковка вскрывалась только при выездной проверке, теперь расхождение между вашими сведениями и данными других ведомств видно системе. Компания, которая приняла военнообязанного и промолчала, попадает в поле зрения без всякого визита инспектора.

Сведения о работниках организации передают через личный кабинет юридического лица на Госуслугах, для этого нужны подтверждённая учётная запись компании и квалифицированная электронная подпись. Электронная повестка, размещённая в реестре, приравнена к бумажной, и работодатель обязан отреагировать на неё так же.

Круглогодичный призыв изменил ритм работы

С 1 января 2026 года призыв на срочную службу идёт равномерно весь год. Медицинское освидетельствование, психологический отбор и заседания призывной комиссии проходят с января по декабрь, отправка в войска по-прежнему двумя периодами, весной и осенью.

Для кадров это значит, что повестка молодому сотруднику может прийти в феврале или в июле, а не только в привычные призывные месяцы. Отслеживать повестки и оповещать работников теперь приходится постоянно.

От работодателя требуется немного. Получив повестку или увидев её в реестре, вы вручаете её работнику под подпись и обеспечиваете возможность прийти в военкомат, то есть освобождаете человека от работы на это время. Отказ передать повестку или молчание о ней и есть то самое нарушение по статье 21.2 КоАП, за которое компанию штрафуют на сотни тысяч рублей.

Сколько стоит забывчивость

Суммы выросли осенью 2023 года и с тех пор держатся на этом уровне. Для малого бизнеса они сопоставимы с месячной выручкой.

По статье 21.4 отвечает только должностное лицо, штраф на компанию там не предусмотрен, поэтому пустая ячейка в таблице не опечатка. А вот по статьям 21.1 и 21.2 постановления выписывают и на организацию, и на директора, и на назначенного приказом ответственного работника. Три постановления по одному эпизоду вполне реальны.

Дальше начинается арифметика. Наказывают за каждое нарушение отдельно, а не за состояние учёта в целом. Приняли за год семь военнообязанных и ни по одному не отправили сведения, и это семь самостоятельных эпизодов. Суммы складываются быстро, и оспорить такой расчёт в суде удаётся редко.

Посчитайте на своих цифрах. Небольшая торговая компания за два года приняла четырёх мужчин запасного возраста и двоих уволила, сведения не подавала ни разу. Шесть эпизодов по статье 21.4, минимальный штраф на директора 40 тысяч рублей за каждый, итого 240 тысяч из личных денег руководителя. Настройка участка вместе с обучением ответственного работника обходится в разы дешевле.

Проверить могут работу за три года назад

Многие рассчитывают отсидеться, считая, что старые ошибки сгорели. По нарушениям в области воинского учёта срок давности три года со дня нарушения, это часть 1 статьи 4.5 КоАП. Приём сотрудника осенью 2023 года, о котором не сообщили, в 2026 году всё ещё наказуем. Глубина здесь та же, что и глубина налоговой проверки, поэтому разбирать старые кадровые документы придётся за тот же период.

Как проверяют военкоматы и прокуратура

Проверки бывают двух видов. Военкомат проверяет постановку учёта на месте, обычно раз в год для крупных компаний и раз в три года для остальных. Прокуратура надзирает за исполнением закона и приходит по своему графику.

В 2026 году контроль стал заметно плотнее. Приказ Генпрокуратуры от 16.06.2026 № 455 перевёл надзор за воинским учётом на постоянную основу, и проверки перестали быть реакцией на жалобу. Новых обязанностей для бизнеса приказ не создал, он касается того, как часто и насколько внимательно смотрят на уже действующие требования.

Смотрят на систему целиком. Есть ли приказ, назначен ли ответственный, заполнены ли карточки, совпадают ли данные картотеки с кадровыми документами, уходили ли сведения в срок. Отдельно сверяют список принятых за период с тем, что получил военкомат.

С чего начать, если учётом никогда не занимались

Ситуация распространённая и решаемая. Порядок действий примерно такой.

1. Поднимите кадровые документы и выпишите всех работников, которые попадают под учёт по возрасту и статусу.
2. Соберите с них документы воинского учёта, а по тем, кто ничего не приносит, зафиксируйте это письменно.
3. Издайте приказ об организации воинского учёта и назначьте ответственного с заместителем на время отпуска.
4. Заполните карточки по форме № 10 и карточку организации по форме № 18.
5. Свяжитесь со своим военкоматом, встаньте на учёт как организация и согласуйте план работы.
6. Подайте сведения по действующим работникам и дальше держите сроки в пять и три дня.

Идти в военкомат самим спокойнее, чем ждать проверку. Формального освобождения от штрафа за добровольное исправление закон не даёт, но на практике отношение к компании, которая пришла сама и навела порядок, заметно другое.

Можно ли поручить учёт бухгалтеру или кадровику

Можно, и большинство небольших компаний так и делают. Норматив в Положении о воинском учёте привязан к числу учитываемых работников. Пока на учёте меньше 500 человек, достаточно одного работника, который ведёт учёт по совместительству с основными обязанностями. Отдельный освобождённый специалист нужен начиная с 500 человек.

Значит, обязанность законно ложится на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера. Важно оформить это приказом и закрепить в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе ответственным по умолчанию остаётся директор.

Есть и обратная сторона. Штраф в 40-50 тысяч рублей выписывают на конкретного человека, и он платит его из своих денег. Работник, которому вы поручили новый участок, должен понимать сроки и порядок, иначе смысла в назначении нет. Здесь помогает тот же подход, что и с деньгами компании, когда руководителю стоит проверить работу бухгалтера по понятным точкам контроля. Если своих людей не хватает, участок передают на аутсорсинг вместе с кадровым учётом, и тогда полезно заранее сравнить, что выгоднее, аутсорсинг или штатный бухгалтер.

Что чаще всего находят проверяющие

• Нет приказа о назначении ответственного, при этом карточки кто-то ведёт.
• Компания вообще не встала на учёт в военкомате, хотя работает несколько лет.
• Сведения о приёме отправлены, а об увольнении сотрудника нет.
• Карточки заполнены наполовину, нет данных о семейном положении или образовании.
• Повестку положили сотруднику на стол без подписи в журнале.
• Учёт ведут только по мужчинам призывного возраста, забыв про запасников до 50 лет и женщин с военно-учётной специальностью.

Итоги

Воинский учёт остаётся обязанностью любой организации, независимо от того, один в ней сотрудник или триста. Сведения подаются в пятидневный и трёхдневный сроки, документы хранятся в компании, повестки вручаются под подпись. Цена нарушения в 2026 году доходит до 400 тысяч рублей на компанию и до 50 тысяч на директора, причём по каждому эпизоду отдельно и с оглядкой на три года назад. Наладить участок дешевле, чем один раз объяснять проверяющему, почему за пять лет работы в военкомат не ушло ни одной бумаги.