Бухгалтерию запустили: план восстановления учёта и цена

Как понять, что учёта на самом деле нет

Уход бухгалтера редко выглядит как катастрофа. Человек отработал две недели, отдал ключи, попрощался. Проблема вскрывается через три-четыре месяца, когда приходит требование из налоговой или банк отказывается провести платёж.

Тревожные признаки собственник видит сам, без специалиста. В личном кабинете юрлица висят несданные отчёты за прошлые периоды. Сальдо единого налогового счёта ушло в минус, хотя деньги в бюджет уходили регулярно. Учётная программа не открывается, пароль знал только бухгалтер. Контрагенты присылают акты сверки, а сверять их не с чем.

Отдельный сценарий, когда бухгалтер формально на месте, но полгода ничего не делает. Отчёты уходят пустыми или не уходят вовсе, база заполнена по первый квартал, на вопросы звучит «всё нормально». Такое обычно всплывает при смене бухгалтера или при первом же запросе документов.

Что сделать в первые три дня

Пока вы разбираетесь с масштабом, потери растут. Перекрыть их источники надо раньше, чем начнётся сама работа по восстановлению.

Проверьте счёт. Если операции приостановлены, платить поставщикам и зарплату вы не сможете, а причина обычно простая. При непредставленной декларации инспекция вправе заблокировать счёт через 20 рабочих дней после срока сдачи. Разобраться, чем именно вызвана остановка и как её снять, помогает отдельный разбор про то, что делать, если налоговая заблокировала счёт.

Разберите почту. Требования от инспекции приходят в электронный кабинет и считаются полученными на шестой рабочий день после отправки, даже если их никто не открывал. Срок ответа на требование о документах по конкретной сделке вне проверки составляет 10 рабочих дней, по встречному запросу при проверке вашего контрагента - 5 рабочих дней. Пропущенный ответ добавляет к вашей ситуации новый штраф на ровном месте.

Закройте ближайший срок. Пока восстанавливаете прошлое, текущий квартал продолжает идти. Отчёт, который надо сдать через две недели, сдаётся вовремя, даже если предыдущие периоды в тумане.

За какой период нет учёта и что уже сдано

Первым делом нужна честная картина. Без неё вы либо переплатите за лишнюю работу, либо пропустите период, который и вызовет вопросы.

Заказывайте в личном кабинете справку о сальдо единого налогового счёта, справку об исполнении обязанности по уплате и выписку операций по ЕНС. Три документа показывают долг, его состав и то, за какие периоды начисления вообще не появились. Рядом положите список сданных отчётов из кабинета и договоры с ключевыми контрагентами.

Дальше собирается простая таблица по месяцам. В одной колонке отмечено, что сдано, в другой - что не сдано, в третьей - есть ли по периоду требование, решение о взыскании или блокировка. Такая таблица за час превращает панику в понятный объём работ и сразу показывает, где горит, а где можно двигаться спокойно.

Документы, которых не хватает

Второй шаг - собрать всё, что есть физически. Банковские выписки берутся в банке за любой период, кассовые документы и книгу учёта поднимают из программы, договоры и акты собирают по папкам, почте и мессенджерам ответственных сотрудников.

С утраченными документами действует отдельный порядок, и его лучше соблюсти, как и правила, по которым исправляют первичные документы. Директор издаёт приказ о создании комиссии, комиссия устанавливает причины утраты и составляет акт с обстоятельствами. Затем контрагентам уходят письменные запросы на дубликаты. Всю переписку, почтовые квитанции и ответы нужно сохранить, потому что именно они подтверждают, что компания не бездействовала, а восстанавливала документы.

Приказ о комиссии заодно даёт основание попросить у инспекции продление срока представления документов. Уведомление о невозможности представить документы в срок подаётся на следующий рабочий день после получения требования, позже эта возможность закрывается.

Как восстанавливают регистры

Основа восстановления - банковская выписка. В ней есть все безналичные поступления и платежи, привязанные к датам и контрагентам, и по ней видно, каких документов не хватает. К каждой строке подтягивается договор, счёт, акт или накладная.

Дальше операции заново заносятся в базу, закрываются месяцы, сверяются остатки по расчётам с контрагентами, по подотчёту, по товарам и по зарплате. Отдельным блоком идут расчёты с сотрудниками, потому что от них зависят НДФЛ, взносы и отчёты в СФР, а ошибка здесь тянет за собой сразу несколько форм.

Финал этого этапа - акты сверки с основными контрагентами. Они закрывают спорные суммы и заодно дают недостающие дубликаты. Компании, у которых больше сотни документов в квартал, обычно проходят этот этап вместе с бухгалтером, а не силами директора по вечерам.

В каком порядке сдавать отчётность и уточнёнки

Порядок здесь важнее скорости. Если сдавать всё подряд, можно получить лишние штрафы там, где их можно было избежать.

1. Сначала уходят декларации, из-за которых заблокирован счёт. Компания возвращает себе возможность платить.
2. Затем отчётность по сотрудникам за пропущенные периоды, чтобы остановить начисление отдельных штрафов по каждой форме.
3. После этого доплачиваются налог и пени, чтобы на едином налоговом счёте появилось положительное сальдо.
4. И только потом подаются уточнённые декларации по периодам с занижением.

Последовательность не формальность. По статье 81 НК компания освобождается от штрафа за неуплату, если уточнёнка подана до того, как инспекция сама нашла ошибку, и на дату подачи на ЕНС есть положительное сальдо, покрывающее недостающий налог и пени. Подадите уточнёнку раньше денег - штраф 20 процентов останется.

Долги, пени и единый налоговый счёт

Пока долг висит, на него капают пени. В 2026 году для организаций действует ступенчатый расчёт пеней по налогам. Первые 30 календарных дней просрочки - 1/300 ключевой ставки за день, с 31-го по 90-й день - 1/150, с 91-го дня снова 1/300. Ключевая ставка с 27 июля 2026 года составляет 14 процентов годовых.

На миллионе рублей долга это примерно 14 тысяч рублей за первый месяц и около 112 тысяч за полгода. Сумма не смертельная, но она идёт фоном ко всем остальным штрафам и не останавливается сама.

Деньги на едином налоговом счёте распределяются по установленной очерёдности, а не по вашему желанию. Поэтому платить «за конкретную декларацию» бесполезно, пока на счёте отрицательное сальдо. Сначала гасится общий минус, потом появляется положительный остаток, и только он защищает от штрафа при уточнёнках.

От чего зависит цена восстановления бухгалтерского учёта

Стоимость считают не за «услугу целиком», а за восстановленный месяц. Дальше цена месяца умножается на глубину провала.

На цену месяца влияет количество документов в периоде, применяемый режим налогообложения, наличие сотрудников и состояние базы. Общий режим с НДС дороже упрощёнки, потому что к бухгалтерскому учёту добавляются книги покупок и продаж, счета-фактуры и декларации по НДС. Компания с работниками дороже компании без них, поскольку восстанавливать приходится ещё и зарплату, НДФЛ и взносы.

Отдельно удорожают работу внешнеэкономическая деятельность, несколько направлений бизнеса в одном юрлице, полностью утраченная база и срочность. Если отчётность нужна к ближайшему сроку, а не через месяц, к цене добавляется наценка за скорость.

Порядок цен в рублях

Ориентиры рынка на 2026 год по стоимости одного восстановленного месяца выглядят так.

Для торговой компании на упрощёнке с выручкой около 18 миллионов рублей в год и парой сотен документов в квартал полгода восстановления обходятся примерно в 72 тысячи рублей. Импорт и экспорт добавляют к этой сумме порядка 40 процентов, срочность - ещё столько же. Сдача восстановленной отчётности обычно оплачивается отдельно, поэтому уточняйте, входит ли она в цену, до подписания договора.

Чем грозит промедление

Возьмём ту же компанию. Налог по УСН за 2025 год составил 620 тысяч рублей, декларация не сдана, налог не уплачен, с момента срока прошло больше пяти месяцев.

Штраф за непредставленную декларацию по статье 119 НК считается как 5 процентов от неуплаченного налога за каждый месяц просрочки, но не больше 30 процентов. Потолок здесь уже достигнут, это 186 тысяч рублей. Сверху штраф за неуплату по статье 122 НК, 20 процентов, ещё 124 тысячи. Пени за 160 дней при ставке 14 процентов дают около 63,7 тысячи рублей.

Итого 373,7 тысячи рублей против 72 тысяч за восстановление. Разница в пять раз, и это без учёта заблокированного счёта, сорванных платежей поставщикам и штрафов по отчётности за сотрудников.

Дальше последствия перестают измеряться деньгами. Если компания год не сдаёт отчётность и не проводит операции по счетам, инспекция вправе исключить её из реестра как недействующую. Директор и участник с долей от 50 процентов после такого исключения на три года лишаются права руководить другими компаниями и участвовать в них. Долги при этом не исчезают, а могут перейти на контролирующих лиц.

Что требовать от старого бухгалтера

Закон не обязывает бухгалтера передавать дела, и это неприятная новость для большинства собственников. Такая обязанность возникает, только если она прописана в трудовом договоре или в локальных документах компании. Если не прописана, вы просите, а не требуете.

Что имеет смысл получить до последнего рабочего дня.

• Акт приёма-передачи с описью папок, баз и периодов, за которые они закрыты.
• Архивную копию учётной базы и пароли к ней.
• Доступы к личному кабинету налогоплательщика, кабинету страхователя и системе сдачи отчётности.
• Список несданных отчётов, неоплаченных начислений и открытых требований.
• Сведения о том, где физически лежат документы за прошлые годы.

Отдельно отзовите доверенности и машиночитаемые доверенности, смените пароли и отключите бывшего сотрудника от банка. Полная материальная ответственность у главного бухгалтера возникает не автоматически, а только если такое условие есть в трудовом договоре, и взыскать ущерб можно лишь через суд при доказанной вине. Рассчитывать на это как на способ вернуть деньги не стоит.

Как проверить нового бухгалтера

История повторится, если после восстановления контроля так и не появится. Просите у нового бухгалтера документы, которые подтверждают работу. Раз в квартал - протоколы приёма отчётности из налоговой и справку о сальдо ЕНС. Раз в месяц - короткий список того, что сдано и что оплачено.

Директору полезно самому иметь доступ в личный кабинет юрлица и хотя бы раз в квартал открывать его без посредников. Подробнее о том, какие вопросы задавать и что смотреть, разобрано в материале о том, как директору проверить бухгалтера.

Сколько времени занимает восстановление

Полгода учёта небольшой компании обычно восстанавливают за три-четыре недели, год - за полтора-два месяца. Основная задержка возникает не у бухгалтера, а на стороне контрагентов, которые не спешат высылать дубликаты, и на стороне банка, если счёт закрыт и выписку приходится запрашивать отдельно.

Планируйте работу так, чтобы восстановленная отчётность ушла до ближайшей отчётной даты. Иначе к старым нарушениям добавится свежее, и часть работы придётся переделывать уже с уточнёнками.

Как больше не попадать в эту историю

Запущенный учёт почти всегда результат отсутствия простых привычек, а не злого умысла бухгалтера.

Заведите правило ежеквартальной сверки с налоговой по сальдо ЕНС. Держите доступ в личный кабинет юрлица у директора, а не только у бухгалтера. Пропишите в трудовом договоре обязанность передать дела по акту при увольнении. Настройте автоматическую резервную копию учётной базы в облако или на отдельный носитель, потому что утрата базы обходится дороже любой из перечисленных мер.

Если бухгалтерия держится на одном человеке без замены, риск повторения истории заложен в саму конструкцию. Аутсорсинг снимает именно этот риск, поскольку болезнь или уход одного специалиста не останавливают работу.

Итоги

Запущенный учёт лечится по понятному порядку. Сначала снимаются блокировки и закрываются требования, затем оценивается глубина провала, собираются и восстанавливаются документы, восстанавливаются регистры, и только потом сдаётся отчётность в правильной последовательности с закрытием долга перед уточнёнками. Цена работы считается за восстановленный месяц и для небольшой компании на упрощёнке укладывается в 5-12 тысяч рублей за месяц. Цена бездействия за те же полгода измеряется сотнями тысяч рублей и заканчивается риском исключения компании из реестра.